A 34 ans, Aurélie KALORAN a un poste clé chez CIPAC Healthcare. Très polyvalente, elle est à la fois l’intermédiaire et la clé de voûte des services au sein du district.  

Aurélie KAROLAN

CIPAC Healthcare intervient dans 7 secteurs d’activité

Pouvez-vous décrire votre métier ? 

Je suis responsable administrative, en charge de l’administratif des 5 entités du district Healthcare : CIPAC Santé, CIPAC Médical, CIPAC Energie, DIA Santé et Fenua Health. Je traite de l’approvisionnement de toutes les marchandises, la facturation des commandes clients, des interventions de dépannage et des projets. Pour effectuer cela, j’ai la chance d’être accompagnée par trois coordinatrices. Nous sommes le point central des entités vers les services supports internes de CIPAC (compta, logistique, import)…nous sommes responsables du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision.

Quel a été votre parcours pour accéder à ce poste ? 

Après un bac pro en vente, je me suis réorientée vers un BTS assistante de gestion PME PMI. Hélas des complications m’ont empêché de terminer cette formation malgré de bons résultats. Une fois remise en selle, je suis allée au Forum de l’emploi et j’ai déposé mon CV au stand de CIPAC.

J’ai commencé comme assistante commerciale, puis coordinatrice approvisionnement. Nous répondions entre autres aux appels d’offres. A cette époque, le Médipôle était en construction, donc il pleuvait des appels d’offres et nous avons décroché environ 80% d’entre eux ! Suivre le montage et la mise en place, sur le plan commercial mais aussi sur le plan technique, de ces appels d’offres a été passionnant !

A 28 ans, j’ai décidé de me challenger en allant travailler dans le secteur de l’aéronautique, un domaine qui m’a toujours passionné. J’ai été recrutée comme responsable logistique pour une compagnie aérienne locale : gestion des achats et du magasin de pièces détachées. Une parenthèse de 3 ans ½ puis CIPAC m’a rappelé en 2020 ! « Il serait temps que tu rentres à la maison » m’a-t-on dit en me proposant le poste de responsable.

J’ai sauté le pas et je ne le regrette pas !

A quoi ressemblent vos journées ? 

Passionnée par le jardinage, toutes mes journées commencent par un tour dans mon jardin pour prendre soin de mes plantes. J’y puise le calme et la sérénité dont je vais avoir besoin pour assurer ma journée de travail. Le matin est alloué aux fournisseurs avec en priorité le traitement des mails, les approvisionnements, le suivi des commandes, la vérification des factures fournisseurs et la saisie en compta.

L’après-midi est consacrée aux clients : on s’occupe de leurs commandes, de la saisie jusqu’à la demande de livraison, du suivi et de la facturation.

Quelles sont les qualités nécessaires pour être responsable administrative ? 

Adaptabilité, rigueur et organisation : on est en interaction avec tellement de personnes qu’il faut savoir absorber la pression mais aussi garder la tête froide pour s’organiser et re dispatcher les actions à qui de droit. On reçoit plus de 130 mails par jour sur la boite générique sans les mails qui me sont transmis directement sur ma boite.

Qu’est-ce qui vous plait le plus dans ce métier ? 

J’aime le côté opérationnel de mon poste. Le médical est passionnant car en constante évolution. C’est valorisant de travailler pour une entreprise qui est en recherche permanente d’innovation tout en s’investissant dans le développement durable.

Qu’avez-vous appris depuis que vous exercez ce métier ? 

J’ai appris à manager une équipe. J’aime ce challenge et je continue à apprendre chaque jour. Le groupe CIPAC m’accompagne avec des formations régulières.

Auriez-vous une anecdote à nous partager ? 

Nous vendions des implants ophtalmiques pour les opérations de cataracte. Toutes les semaines, nous recevions des demandes précises d’implants très spécifiques. Ces derniers étaient livrés aux médecins pour les besoins du lendemain. Malheureusement un jour, le programme a été modifié sans que nous en soyons informés.

Nous avons donc reçu un coup de fil du chirurgien en personne, avec son patient anesthésié sur la table d’opération qui n’avait pas le bon implant !

En charge de ce client, j’ai immédiatement vérifié si nous avions le bon modèle en stock. Chance : nous en avions un ! N’ayant pas le permis à l’époque, j’ai donc été avec mon collègue leur livrer l’implant à la porte du bloc.

Pour me remercier, le chirurgien m’a offert un magnifique bouquet de fleurs et nous a invité à participer à une pose d’implant ophtalmique au bloc. Une expérience passionnante !